Outlook-Workshop - Administrative Einstellungen

In diesem Teil lernen wir wie man Outlook automatisieren kann, z.B. Datendateien automatisch komprimieren oder "winmal.dat" bei Rich-Text-Mails verhindern. Bei den hier aufgezeigten Möglichkeiten handelt es sich um administrative Einstellungen die standardmäßig nicht über die Outlook-Optionen zugänglich sind sondern nur über administrative Einstellungen zugänglich sind.

Wichtig: Im Beispiel wird Office 2016 (16.0) verwendet. Haben Sie eine andere Officeversion müssen Sie im Registrierungseditor die entsprechende Officeversion nehmen, bzw. in den Texten die entsprechende Version angeben (z.B. 15.0 für Office 2013).

Anstatt die Eintragungen manuell oder per Textdatei vorzunehmen können Sie auch die zu Ihrer Officeversion gehörenden administrativen Vorlagen für den Gruppenrichtlinieneditor nutzen. Die administrativen Vorlagen müssen nach Anleitung, bei Microsoft oder im Internet erhältlich, installiert werden bevor sie im Gruppenrichtlinieneditor (gpedit.msc) genutzt werden können. Der Gruppenrichtlinieneditor ist in den Home-Versionen von Windows standardmäßig nicht enthalten.




Automatisch komprimieren:
Um Datendateien automatisch komprimieren zu lassen müssen Einträge in die Registrierungsdatenbank geschrieben werden. Welche das sind wird hier aufzeigt. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten, automatisch komprimieren beim Schließen von Outlook und automatisch komprimieren während der Laufzeit. Hinweis: Das automatische Komprimieren erfolgt zeitversetzt in Abhängigkeit der Prozessorlast. Bei hoher Prozessorlast kann es vorkommen dass die automatische Komprimierung nicht erfolgt. Eine automatische Komprimierung ist nur bei POP3 und Exchange möglich, bei IMAP jedoch nicht.

Beim Schließen komprimieren:
1. Öffnen sie Notepad und fügen Sie den folgenden Text ein.
Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST]
"PSTNullFreeOnClose"=dword:00000001
2. Speichern Sie die Datei nun als Datei mit der Endung reg.
3. Führend Sie die neu erstellte Datei per Doppelklick aus, bestätigen Sie die beiden Rückfragen mit "OK" und "Ja".

Zur Laufzeit komprimieren:
1. Öffnen sie Notepad und fügen Sie den folgenden Text ein.
Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST]
"PSTNullFreeOnDelete"=dword:00000001
2. Speichern Sie die Datei nun als Datei mit der Endung reg.
3. Führend Sie die neu erstellte Datei per Doppelklick aus, bestätigen Sie die beiden Rückfragen mit "OK" und "Ja".

Möchten Sie die automatische Komprimierung rückgängig machen dann öffnen Sie die Reg-Datei in Notepad, ersetzen bei den Werten die 1 durch eine 0, speichern Sie die Änderung und führen Sie dann die Reg-Datei durch Doppelklick aus.

Alternativ können Sie die Einstellung auch direkt im Registrierungseditor vornehmen. Öffnen Sie hierzu den Registrierungseditor, wechseln dann in den Pfad HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST (ist der Schlüssel "PST" nicht vorhanden dann legen Sie ihn an), fügen dann einen neuen Wert vom Typ DWORD-Wert (32 bit) geben Sie dem Wert den entsprechenden Namen (PSTNUllFreeOnClose oder PSTNullFreeOnDelete) und weisen ihm den Wert 1 zu.


Winmail.dat verhindern

Wenn man mit Outlook Emails im Rich-Text-Format versendet und dabei Anhänge mitschickt kommt bei Empfängern, welche nicht mit Outlook arbeiten, nur eine winmail.dat. Das liegt daran dass Dateianhänge bei Rich-Text-Mails als TNEF (Transport Neutral Encapsulation Format) gesendet werden. TNEF wird aber standardmäßig nur von Outlook verstanden. Um das zu verhindern können wir TNEF deaktivieren. Hierzu bedienen wir uns wieder der Registrierungsdatenbank.

1. Öffnen sie Notepad und fügen Sie den folgenden Text ein.
Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences]
"DisableTNEF"=dword:00000001
2. Speichern Sie die Datei nun als Datei mit der Endung reg.
3. Führend Sie die neu erstellte Datei per Doppelklick aus, bestätigen Sie die beiden Rückfragen mit "OK" und "Ja".

Möchten Sie TNEF wieder aktivieren dann öffnen Sie die Reg-Datei in Notepad, ersetzen bei den Werten die 1 durch eine 0, speichern Sie die Änderung und führen Sie dann die Reg-Datei durch Doppelklick aus.

Alternativ können Sie den Eintrag auch direkt in die Registrierungsdatenbank eintragen oder dort ändern, wie bereits im vorherigen Tipp (automatische Komprimierung) erwähnt.


Anhänge - Dateitypen zulassen oder sperren (Level 1 Files)

In Outlook sind viele Dateitypen standardmäßig gesperrt oder freigegeben (Ebene 1 - Level 1). Um dies zu ändern können Sie über die Registrierungsdatenbank Dateitypen freigeben oder sperren. Hierzu nutzen wir die Werte Level1Add und Level1Remove.

Standardmäßig freigegebene Dateitypen sperren:

1. Öffnen sie Notepad und fügen Sie den folgenden Text ein.
Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Security]
"Level1Add"="xlsx;xlsm"
2. Ergänzen Sie bei Level1Add die Dateitypen die sie sperren möchten. Mehrere Dateitypen sind durch Semikolon zu trennen.
3. Speichern Sie die Datei nun als Datei mit der Endung reg.
4. Führend Sie die neu erstellte Datei per Doppelklick aus, bestätigen Sie die beiden Rückfragen mit "OK" und "Ja".

Standardmäßig gesperrte Dateitypen freigeben:

1. Öffnen sie Notepad und fügen Sie den folgenden Text ein.
Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Security]
"Level1Remove"="exe;dat"
2. Ergänzen Sie bei Level1Remove die Dateitypen die sie freigeben möchten. Mehrere Dateitypen sind durch Semikolon zu trennen.
3. Speichern Sie die Datei nun als Datei mit der Endung reg.
4. Führend Sie die neu erstellte Datei per Doppelklick aus, bestätigen Sie die beiden Rückfragen mit "OK" und "Ja".

Möchten Sie die Dateitypen wieder sperren bzw. freigeben dann bearbeiten sie die REG-Datei entsprechend. Auch hier können Sie die Werte direkt über den Registrierungseditor eintragen und/oder bearbeiten.


Hier folgen in Kürze weitere Tipps